Slimmer wagenparkbeheer bij gemeenten: minder regelwerk, meer overzicht
Binnen gemeenten en andere publieke organisaties is mobiliteit een belangrijk onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden. Medewerkers bezoeken locaties, voeren inspecties uit of zijn onderweg voor tijdelijke projecten. Daarvoor zijn regelmatig verschillende voertuigen nodig. Het aanvragen, reserveren en beheren daarvan vraagt om een goede organisatie. Voor inkopers en wagenparkbeheerders kan dat behoorlijk wat tijd kosten. Zeker wanneer meerdere afdelingen gebruikmaken van dezelfde voertuigen of regelmatig extra vervoer nodig hebben. Hoe houd je het beheer eenvoudig en overzichtelijk?
Verschillende afdelingen, verschillende behoeften
De vervoersbehoefte binnen een gemeente kan sterk uiteenlopen. Medewerkers van de buitendienst hebben andere wensen dan collega’s van toezicht, handhaving of een projectafdeling. Bovendien verschilt de behoefte per periode. Sommige medewerkers hebben dagelijks een voertuig nodig, anderen slechts enkele dagen per week of tijdelijk voor een specifiek project. Dat vraagt om een wagenpark dat goed aansluit bij de werkzaamheden. Ook de manier waarop voertuigen worden aangevraagd, speelt daarbij een rol. Door aanvragen en reserveringen centraal te organiseren, ontstaat meer inzicht in wie welk voertuig gebruikt en voor hoelang. Zo kan de beschikbare capaciteit efficiënter worden benut.
Duidelijke afspraken maken het verschil
Efficiënt wagenparkbeheer begint bij heldere afspraken over reserveringen, beschikbare voertuigcategorieën en de interne kostenverdeling. Met duidelijke richtlijnen weten medewerkers waar ze aan toe zijn en kunnen aanvragen sneller worden afgehandeld. Daarnaast is het verstandig om het gebruik regelmatig te evalueren. Zo wordt duidelijk welke voertuigen weinig worden ingezet, waar capaciteit tekortschiet en wanneer tijdelijk ander vervoer nodig is. Door het wagenpark hierop af te stemmen, kunnen gemeenten onnodige kosten voorkomen en het beheer overzichtelijk houden.
Digitaal reserveren bespaart tijd
Ook digitalisering kan helpen om het dagelijkse regelwerk te verminderen. Met een centraal reserveringssysteem hoeven medewerkers niet voor iedere aanvraag afzonderlijk contact op te nemen met de wagenparkbeheerder. Een voorbeeld hiervan is FlexFleet van Europcar for Business. Via dit online platform kunnen medewerkers zelf voertuigen reserveren binnen de afspraken van hun organisatie. Zo verloopt het aanvragen van vervoer via één duidelijke werkwijze. Ook voor de inkoopafdeling biedt dit praktische voordelen. FlexFleet kan via een OCI-koppeling worden geïntegreerd met bestaande inkoopsystemen. Daarmee sluit het reserveren van voertuigen beter aan op de vertrouwde inkoopprocessen. Dit vermindert het aantal losse handelingen en maakt het eenvoudiger om afspraken consequent toe te passen. Medewerkers kunnen zelfstandig reserveren, terwijl inkoop en wagenparkbeheer grip houden op het proces.
Flexibiliteit blijft belangrijk
Naast een eenvoudige bestelprocedure speelt de beschikbaarheid van voertuigen een belangrijke rol. Gemeenten werken regelmatig met tijdelijke projecten, wisselende personeelsbezettingen en uiteenlopende werkzaamheden. Daarom is het handig om naast het vaste wagenpark ook over flexibele vervoersmogelijkheden te beschikken. Denk aan een extra personenauto voor een projectteam of een bedrijfswagen voor tijdelijke werkzaamheden. Door vaste en flexibele mobiliteit goed op elkaar af te stemmen, kunnen organisaties beter inspelen op veranderingen. Daarbij is het belangrijk om te kijken naar de verwachte gebruiksduur, de kosten en het type voertuig. Goed en flexibel wagenparkbeheer draait uiteindelijk om de juiste balans. Medewerkers moeten kunnen beschikken over passend vervoer, terwijl het aanvragen en beheren ervan zo eenvoudig mogelijk blijft.
Meer weten over praktisch en flexibel wagenparkbeheer?
Lees meer over de mobiliteitsoplossingen van Europcar voor de publieke sector.
